E-Mail Archiv

E-Mail-Archivierung

Die revisionssichere Archivierung von E-Mails stellt nicht nur einen Teil der notwendigen Backupstrategie von Unternehmen dar, sondern sorgt zudem für mehr Effizienz beim Umgang mit E-Mails und Nachrichtenverläufen. Die Daten werden dabei zwar zentral abgelegt, sind aber jederzeit ortsunabhängig über eine leistungsstarke Suchfunktion abrufbar – inklusive Anhang. Darüber hinaus unterliegen die archivierten Daten den strengen Datenschutzauflagen des Cloudanbieters.

 

Funktionen

Den jeweiligen Unternehmensanforderungen entsprechend, lassen sich Nachrichten revisionssicher – was in erster Linie juristisch die Echtheit der Nachricht garantiert – ablegen. Wird dies nicht benötigt, kann der gesamte Mailverkehr alternativ nicht-revisionssicher archiviert werden. Dies bietet den Vorteil, dass Speicherplatz eingespart wird. Eine Ähnlichkeitsprüfung sortiert gleiche E-Mails und sorgt dafür, dass diese nur einmal gespeichert werden – was bei einer höheren Anzahl oder größeren Anhängen durchaus Einsparpotential bei Speicherplatz und demnach laufenden Kosten bietet.

Für eine weitere Entlastung der E-Mail-Server sorgt die regelbasierte Archivierung. Durch diese ist es möglich, maßgeschneiderte Archivierungsregeln festzulegen und zum Beispiel alle Nachrichten automatisiert nach einer bestimmten Zeit in das Archiv zu verschieben.

E-Mail-Archivierung als Cloudlösung bietet jedoch einen weiteren entscheidenden Vorteil. Der Zugriff auf den gesamten Mailverkehr des Unternehmens steht von jedem Internetzugang über gesicherte Verbindungen zur Verfügung. Die Cloud gewährleistet dadurch die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit für effizientes, dezentrales Arbeiten.

 

Nahtlose Integration

Die Zahl der verschiedenen Office-Suiten ist zwar überschaubar, jedoch sind diese zueinander nicht immer kompatibel. Eine nahtlose Integration der E-Mail-Archivierung in die gängigsten Clients ermöglicht den gemeinsamen Zugriff auf das Archiv in der Cloud. Egal, ob mit Outlook oder IBM Lotus Notes, der gesamte Mailverkehr steht, eine Internetverbindung vorausgesetzt, jederzeit und überall zur Verfügung. Der Anwender kann weiterhin mit der persönlich präferierten Software weiterarbeiten, ohne auf Cloud-Services verzichten zu müssen.

 

Vorteile

Gesetzliche Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails unverändert und manipulationssicher über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Zudem können diese E-Mails als Beweis bei Rechtsstreitigkeiten eingesetzt werden, was für eine optimale Ausgangsposition vor Gericht sorgt.

Ein weiterer Vorteil liegt im vollständigen Schutz vor Datenverlust. Die Archivierung erfolgt auf redundant ausgelegten Rechenzentren. Unbeabsichtigtes Löschen oder fehlerhafte Postfach-Dateien gehören dadurch der Vergangenheit an. Der schnelle, komfortable Zugriff auf die gesamte Historie fördert zudem die Produktivität der Mitarbeiter, da Informationen zeitnah zur Verfügung stehen.

Der Einsatz von cloudbasierter E-Mail-Archivierung reduziert im Regelfall die IT-Kosten. Rechenkapazität und Speicherplatz müssen nicht mehr für E-Mails bereitgestellt werden und können anderweitig genutzt oder eingespart werden. Risiken wie Datenverlust oder Fremdzugriff können ebenfalls teuer werden – auch davor schützt diese Art der Archivierung.

Die interne IT-Landschaft profitiert vor allem von der Entlastung der Server. Speicherbedarf wird reduziert, verteilte Mails werden zusammengeführt und einheitlich gesichert. Postfachbegrenzungen werden aufgehoben und Anwender sind nicht mehr gezwungen, nach Erreichen einer Speichergrenze wichtige E-Mails zu entfernen oder zu verschieben. Ausfallzeiten werden minimiert, da Wiederherstellungen im Schadensfall direkt im Rechenzentrum stattfinden.

 

E-Mail Archivierung in der Cloud vereinfacht komplizierte Archivierungsprozesse und steigert durch eine Reihe innovativer Funktionen die Produktivität Ihres Unternehmens. Mit unseren Services meistern Sie die rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Herausforderungen der vorgeschriebenen Langzeitarchivierung.