Hosted Sharepoint
Was ist „Hosted Sharepoint“?

Der „Hosted Sharepoint“ stellt nichts anderes als eine wirtschaftlich genutzte Plattform dar, die die Zusammenarbeit im Unternehmen und ebenfalls mit externen Kunden vereinfacht. Alle nur erdenklichen Informationen sind mit Hilfe dieser Plattform von der ganzen Welt aus abrufbar. Hierzu gehören Dokumente, Kalendereinträge oder jegliche Daten des Intra- bzw. Extranets. Auf dieser Plattform ist es ebenfalls möglich zu arbeiten. Das bedeutet, Dokumente, Auswertungen oder ähnliches zu ändern oder gar hinzuzufügen. Nach Abspeichern der Daten sind selbige von allen Nutzern rund um den Globus einsehbar.
Die Idee und die Möglichkeit einen Hosted Sharepoint zu nutzen, stellt eine wirtschaftliche Revolution dar. Unternehmensintern sowie extern zu kommunizieren und Informationen innerhalb einer befugten Teilnehmerzahl zu veröffentlichen ist effektiv, da es schnell geht und effizient, da es quasi kostenfrei ist. Selbstverständlich fallen einmalige Anschaffungskosten der Software an und gegebenenfalls auch vorrübergehende Mitarbeiterschulungen. Diese sind je nach Anbieter des Sharepoints unterschiedlich teuer.

Wie bereits angesprochen, gibt es die Möglichkeit, den Hosted Sharepoint sowohl als Intranet als auch als Extranet zu nutzen. Die Unterschiede werden im Folgenden erläutert:

Hosted Sharepoint als Intranet

Ein Intranet auf Basis von Hosted Sharepoint ist ein Portal das alle unternehmenseigenen Daten zusammenfasst und für sämtliche befugte Mitarbeiter frei zugänglich macht. In der Regel ist die Nutzung denkbar einfach. Es funktioniert wie ein gewöhnlicher Webbrowser, den man über das Internet aufruft und sich mit seinen Anmeldedaten verifizieren kann. Wie bereits erwähnt ist das Intranet allerdings auf die unternehmensinternen Daten beschränkt. Hierzu gehören beispielsweise Berichte, Memos oder Planungen. Mitarbeiter werden leicht über alles was das Unternehmen betrifft in Kenntnis gesetzt. Was früher auf schwarzen Brettern oder handschriftlichen Charts im Konferenzraum veröffentlicht war, findet man nun zusammengefasst im Intranet. Dies hat den einfachen Vorteil, dass es hier gesichert ist, weder verloren gehen kann und unbefugte Dritte nicht erreicht.

Hosted Sharepoint als Extranet

Ein Extranet auf Basis von Hosted Sharepoint ist im Grunde sehr ähnlich zu einem Intranet, da es sich auch hierbei um eine interne Website handelt. Einziger Unterschied ist der Folgende: der Radius der zum Zugriff befugten Personen ist etwas erweitert. Bei einem Extranet dürfen beispielsweise auch ausgewählte Partner und Kunden auf die geteilten Daten zugreifen. Also nicht ausschließlich Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens. Diese bekommen dann ebenfalls die notwendigen Log-in Daten um den Zugriff zu gewährleisten. Vorteil ist, dass somit die oft doppelten Dokumente und Informationen zwischen den verschiedenen Unternehmen wegfallen und alles an einer zentralen, von überall zugängigen Stelle gesichert ist.

Neben der Nutzung von Hosted Sharepoint als Intra – sowie Extranet, gibt es noch eine weitere Möglichkeit: die Nutzung als Redaktionssystem. Diese beinhaltet neben dem üblichen Datenaustausch auch die Kommunikation mit Kunden sowie die öffentliche Unternehmenspräsentation. In der heutigen Zeit gibt es immer mehr Informationen die nach Meinung des Unternehmens mit den Kunden und der Öffentlichkeit geteilt werden müssen. Dies erfordert einen großen administrativen Aufwand, der durch das Redaktionssystem flexible und kostengünstig aufgefangen werden kann. Hosted Sharepoint liefert also auch eine flexible Plattform mit einer ebenfalls durchdachten Infrastruktur für Veröffentlichungen jeglicher Art.

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April 19, 2017April 19, 2017

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